Deutsche Telekom AG:
Progressive Zukunftsschmiede im Indianerzelt


Wer Innovationen ans Licht bringen will, braucht das richtige Werkzeug, um aus Konferenzen und Workshops effektive und kreative Veranstaltungen zu machen. Ungewöhnliche Ansätze spornen die Teilnehmer dabei zu Höchstleistungen an.

Mit Hunderten von Mitarbeitern an einem drängenden Problem zu arbeiten mit der Gewissheit, dass jeder einzelne Teilnehmer sich hoch motiviert einbringt - das bleibt meist eine Wunschvorstellung. Das gesamte Wissens- und Ideenreservoire der Mitarbeiter eines Konzerns ausschöpfen zu können, meist ein Traum. Doch die Nutzung neuerer Techniken macht genau dies möglich. Die Deutsche Telekom AG nutzt nun Methoden wie die des "Open Space", um sich für die hohen Anforderungen des Marktes zu wappnen. Dabei geht es um mehr als "nur" schnelle und effektive Problemlösungen mit großen Gruppen. In rasch wachsenden Unternehmen ist es an der Tagesordnung, dass sich die einzelnen Abteilungen oder Konzerntöchter nur vom Hörensagen kennen. Hier sorgen organisationsübergreifende Veranstaltungen dann für echte Abhilfe, wenn die Teilnehmer zwangloses und gewinnbringendes Miteinander erleben. So entstehen Netzwerke, die die interne Kommunikation und auch die Motivation nachhaltig revolutionieren.

Wie kaum ein anderer Markt zeigt der Telekommunikationsmarkt derzeit, wie entscheidend es für ein Unternehmen ist, mit seiner Mannschaft und seiner Firmenpolitik kreativer und schneller als die Mitbewerber zu sein. Um sich in diesem explodierenden Markt zu behaupten, setzt nun die Deutsche Telekom AG Zeichen im Bereich New Business Development. Um den Konzern weiterhin an der Spitze zu positionieren, soll jeder einzelne Mitarbeiter sein gesamtes Wissen und seine Kreativität zur Erschließung neuer Wachstumspotentiale voll einbringen können und wollen.

Um dieses hohe Ziel zu erreichen, werden innovative Methoden genutzt. Ende 1999 hat daher in Neuwied das erste Telekom-Open-Space-Forum des "Future Business Networks" stattgefunden. Die Initiatoren der Abteilung Corporate New Business Development (CNBD) unter der Leitung von Dr. Klaus Vernie trommelten rund 60 Mitarbeiter aller Konzerneinheiten zusammen, um unternehmensübergreifend neue Projekte und eine zukunftsorientierte Arbeitsweise auf den Weg zu bringen.

Vorab stand lediglich das Hauptziel fest, nämlich neue Wachstumspotentiale zu definieren - der Ablauf und die inhaltliche Gestaltung der Veranstaltung wurde den Teilnehmern selbst überlassen. Was nach Chaos klingt, forderte die Teilnehmer zu Querdenken und Eigeninitiative heraus.

Mit systematischem Chaos zu neuen Lösungen
"Dieter - haben Sie Walter gesehen?" - "Ja, der ist im Wigwam und macht mit ein paar Leuten ein Brainstorming zum Thema ‘Intelligenter Netzanschluss’!"
Dialoge wie dieser wundern bei einer Open-Space-Konferenz keinen der Teilnehmer. Die Beteiligten lassen sich - freiwillig - auf ein Abenteuer ein. Ohne zu wissen, was auf sie zukommt, melden sie sich zu einer dreitägigen Konferenz an, an der 30 bis 1.000 Menschen teilnehmen können. Zu Beginn wird nur das Endziel festgelegt, beispielsweise die Entwicklung innovativer Produktideen oder die Lösung eines akuten Problems. Trotz der lockeren Atmosphäre wird ihnen viel abverlangt. Für die Deutsche Telekom AG beschreibt der Initiator und Leiter der Abteilung Corporate New Business Development Dr. Klaus Vernie es so:
"Mitwirkende einer Open-Space-Konferenz benötigen Engagement, Interesse am Thema der Veranstaltung und Dynamik, aktiv am Geschehen mitzuwirken, Prozesse zu gestalten und Neues zu lernen. Ideal ist eine bunte Mischung aus möglichst vielen und möglichst unterschiedlichen Menschen, um eine reiche Vielfalt zu garantieren, aus der innovative Ideen und Lösungen geschöpft werden können."
"Wir geben keine Anweisungen und Strukturen vor, sondern überlassen die Gestaltung der Veranstaltung vollständig den Teilnehmern. So ist jeder für den Ablauf und die Ergebnisse der Konferenz persönlich (mit)verantwortlich und bringt sich mit der entsprechenden Intensität ein", erklärt Willibrord Kramer, Diplom-Psychologe und Geschäftsführer der rheinland-pfälzischen GiPsy Beratungsgesellschaft für Personal und Organisation, die sich in ihrem Tagungshotel ‘Strategiezentrum’ auf die Durchführung der Open-Space-Methode spezialisiert hat. "Inhaltlich wird das Geschehen ausschließlich von den Teilnehmern bestimmt. Unsere Moderatoren halten sich stets bereit, um in einer Arbeitsgruppe methodisch zu unterstützen. In der Regel klappt die Selbstorganisation der Zusammenarbeit aber hervorragend ohne die direkte Hilfe von außen. Die Teilnehmer arbeiten aus unserer Erfahrung sehr diszipliniert und ergebnisorientiert. Und sorgen auch in eigener Verantwortung dafür, dass sie genug Zeit zum Regenerieren haben - beispielsweise auf den Fellen im Indianertipi draußen im Park."

Den Anstoß zu der Entwicklung dieser Technik gab die Beobachtung, die fast alle schon machen konnten: Bei großen Veranstaltungen entwickelt sich in den Pausen eine enorme Eigendynamik, in der wildfremde Menschen miteinander ins Gespräch kommen und oft auf die Schnelle sehr kreative Ansätze entwickeln. Um diese Ansätze weiterzuverfolgen, soll den Teilnehmern mehr ‚freier Raum‘ gegeben werden. In diesem wird ein freier und lebendiger Prozess des Austauschens ermöglicht. Jeder Mitwirkende wird ermutigt, sein Können und seine Ideen einzubringen. Die Zusammenarbeit findet auf einer neuen Ebene statt und überschreitet sämtliche hierarchischen oder abteilungsgebundenen Grenzen. "In zweieinhalb Tagen habe ich mit mehr Kollegen sprechen, mehr Informationen einholen und verteilen, mehr Kontakte knüpfen und neue Wege einschlagen können, als es in jeder anderen Form des Zusammenarbeitens möglich ist," schildert eine Teilnehmerin.

OpenSpace macht seinem Namen alle Ehre - Freiraum ist ein zentraler Bestandteil der Technik. Mit nur wenigen Regeln und Abmachungen wird ein äußerer Rahmen vorgegeben. "In unserem Tagungshotel in Neuwied haben wir optimale Bedingungen für kreatives und konzentriertes Arbeiten geschaffen. Es ist wichtig, dass die Beteiligten sich voll auf ihre Themen richten können. Wie oft erlebt man es bei herkömmlichen Tagungen, dass ein interessanter Gedanke abgebrochen werden muss, weil die Zeit abgelaufen oder das Mittagessen fertig ist." Daher, so Kramer weiter, gebe es lediglich feste Zeiten für den Beginn und Events, die für alle Teilnehmer wichtig sind. Gegessen werden kann beispielsweise immer dann, wenn es sich aus dem Ablauf der Arbeit ergibt - ein Buffet wird stets aktualisiert.

Zu Beginn einer Veranstaltung werden den Teilnehmern gewöhnlich in einer Plenumsrunde die Grundlagen und Regeln des OpenSpace erklärt und das Thema der Konferenz erläutert. Danach werden alle Teilnehmer aufgefordert, Aspekte zu nennen, die sie hinsichtlich des Konferenzthemas persönlich besonders interessieren oder die sie für wichtig halten. Diese Aspekte werden gesammelt und auf Pinwänden ausgestellt. Die Teilnehmer können dann aussuchen, an welchen Themen sie mitarbeiten möchten und sich der entsprechenden Arbeitsgruppe zuordnen. Danach wird ein Plan entwickelt und ausgehangen, wo und wann welche Gruppe zusammenkommt. "Die Mitwirkenden sind in ihrer Einteilung völlig frei. Wichtig ist, dass jeder genau das tut, wozu er Lust hat, denn nur so kann er sich wirklich gewinnbringend für das Ergebnis einbringen. Das gilt auch für Ruhe- und Erholungsphasen. Wenn jemand merkt, dass er in einer Gruppe nichts wichtiges hinzufügen kann oder er schlicht mit jemandem nicht auskommt, kann er sich einfach eine andere Arbeitsgruppe suchen," beschreibt Willibrord Kramer die Arbeitsatmosphäre.
Zur Atmosphäre gehören neben den Ruhezonen und einem 'Marktplatz', an dem stets Neuigkeiten, Ergebnisse und Ideen veröffentlicht werden, einer Video- und Bibliothek und ansprechender musischer, sportlicher und kultureller Zerstreuung auch die komplette technische Ausstattung durch frei zugängliche Computerarbeitsplätze und Internetzugänge, um Informationen zu beschaffen oder Ergebnisse zu dokumentieren.

Für die abschließende Dokumentation der Ergebnisse sorgen die Veranstalter. In der Regel halten die Teilnehmer die Resultate ihrer Arbeitsgruppen in vorgefertigten Dateien oder Bögen fest, die dann zentral erfaßt, vervielfältigt und an alle Teilnehmer ausgegeben werden. Am letzen Tag der Konferenz können sich die Beteiligten dann im Idealfall schon mit den gesammelten Anregungen und Ergebnissen ihrer Arbeit auseinandersetzen, Gewichtungen vornehmen und sogar konkrete Umsetzungspläne erstellen. Auch ein aktueller Newsletter, der während der Konferenz täglich herausgegeben wird, und der Stimmungen, Photos, Namen, Ergebnisse, Nebensächliches und Personalia wiedergibt, unterstreicht die Bedeutung der Konferenz: "Der Newsletter war immer heiß begehrt, weil er schnell einen Überblick über das Geschehen vermittelte. Außerdem habe ich jetzt von allen Beteiligten ein Photo mit Namen - und damit alle meine neuen Ansprechpartner präsent," berichtet ein Teilnehmer.

Die hohen Erwartungen der Initiatoren hinsichtlich der Effektivität der Verfahrens wurden übertroffen. Dr. Ulrike Meyer: "Wir wollten mit unserer Abteilung ein Schneeballsystem in Gang setzen, um so das Innovationsmanagement auf Konzernebene zu fördern. Denn wir sehen in der Größe unseres Unternehmens kein Hindernis für Innovationen, sondern vielmehr ein riesiges Potential an Wissen und Fähigkeiten. Unsere Idee war es, mit einer außergewöhnlichen Veranstaltung, die die Grenzen des Althergebrachten sprengt, aktive Macher aus allen Konzerneinheiten zusammenzubringen. Ein Ergebnis unseres ersten Open-Space-Forums jetzt in Neuwied ist das "Future Business Network", eine Art Club, in dem sich alle Teilnehmer organisieren und Informationen auf kürzesten Wegen austauschen. In unserem Intranet gibt es eine Datenbank für diesen Austausch. Es wurde zum Beispiel ein Kompetenzregister aller Teilnehmer erstellt, durch das jeder sofort einen geeigneten Ansprechpartner oder einen möglichen Mitstreiter für ein neues Projekt finden kann. Dieses schlagkräftige Netzwerk ähnelt eher einer Lawine als einem Schneeball!"

Während des dreitägigen Forums wurden direkte Kontakte geknüpft und konkrete Projekte initiiert. "Ich habe schon drei Kontakte gefunden, nach denen ich schon immer gesucht habe", berichtet ein Teilnehmer am ersten Abend. Die Potentiale des Unternehmens zu bündeln und auf die Erschließung neuer Märkte und konzernübergreifende Geschäftsfelder auszurichten, war der Auslöser. "Neue Inhalte brauchen neue Wege", so Günter Burzywoda vom Corporate New Business Development-Team, "wir verstehen uns als die Speerspitze, als Avantgarde. Nicht jeder war zunächst begeistert, als wir für alle Beteiligten eine Tai-Chi-Stunde angeboten haben. Auch der derbe Humor des Kabarettisten am zweiten Abend der Veranstaltung war sicher nicht das, was die Teilnehmer erwartet hatten. Aber diese ungewöhnlichen Reize haben ihre Wirkung nicht verfehlt. Die Ergebnisse lassen sich sehen; 20 Teams haben zum Schluss der Veranstaltung ihr Commitment abgegeben, konkrete Projekte umzusetzen. Unser Motto, das uns auch nach dem OpenSpace begleitet, lautet "Create the future". Wer die Nase vorn haben möchte, muss sich auf neues Terrain wagen und Mut zeigen. Wir freuen uns sehr, dass uns der Erfolg so eindeutig recht gibt. Allen Beteiligten ist klar geworden, wieviel wir erreichen können, wenn jeder Eigeninitiative zeigt und wir unsere Kompetenzen über die Konzerneinheiten hinweg verknüpfen." Die gewonnene Motivation, betont Dr. Vernie, die die Mitarbeiter mit ihrem Abschluss-Commitment deutlich zeigten, sei für ein Unternehmen unbezahlbar.

Willibrord Kramer von der GiPsy Beratungsgesellschaft bekräftigt, daß immer mehr Unternehmen die Ressource ‘Mitarbeiter’ besser nutzen und die interne Zusammenarbeit fördern wollen. "Wem es gelingt, die Eigeninitiative der Mitarbeiter und den abteilungsübergreifenden Austausch anzuregen, der hat den entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Die Freiräume und die Dynamik, die die Teilnehmer in der Arbeit in einer Open-Space-Veranstaltung erleben, nehmen sie in ihren Alltag mit. Häufig ändert sich durch die Tage in einer solchen Konferenz ihre Arbeitsweise und Grundeinstellung."

Die GiPsy-Beratungsgesellschaft für Personal und Organisation ist auf die Umsetzung aktiver Veränderungsprozesse in Unternehmen spezialisiert. Mehr Informationen erhalten Sie unter Telefon 02683 -9162 -0 oder www.gipsy.de.